Reisekosten sind dann abzugsfähig, wenn die Reise beruflich veranlasst ist. Für den Verpflegungsmehraufwand und die Nächtigungskosten hat der Gesetzgeber in der Reisegebührenverordnung pauschalierte Taggelder – auch Diäten genannt – und Nächtigungsgelder festgelegt.

Für Österreich beträgt das Taggeld € 26,40, das Nächtigungsgeld € 15,00. Für die Nächtigung inkl. Frühstück können aber auch die tatsächlichen Kosten verrechnet werden, soweit diese durch entsprechende Belege (Rechnungen) nachgewiesen werden.

Dienstreisen sind dem Grunde nach durch Aufzeichnungen so nachzuweisen, dass zumindest Datum, Dauer, Ziel und Zweck jeder einzelnen Reise dokumentiert sind.

Eine Berechnung nach Kalendertagen kann im Bereich der Dienstreise im Rahmen eines Dienstverhältnisses unter bestimmten Umständen erfolgen. Werden Reisekosten als Werbungskosten (Selbständige, im Zuge der Arbeitnehmerveranlagung) geltend gemacht, ist stets nach der 24-Stunden-Methode abzurechnen.

Zusätzlich sind die unterschiedlichen zeitlichen Beschränkungen bzw. kollektivvertraglichen Bestimmungen zu beachten. Auf diese wird aus Vereinfachungsgründen bei den folgenden Ausführungen nicht näher eingegangen.

Bei Selbständigen liegt eine Dienstreise erst vor, wenn die einfache Wegstrecke zwischen Wohn-/Dienstort und Reiseziel mindestens 25 km beträgt.

Bei der Berechnung ist grundsätzlich zwischen Inlands- und Auslandsreise zu unterscheiden.

Für die Geltendmachung von Tagesdiäten muss die Entfernung zum Reiseziel mindestens 25 km betragen.

Als Taggeld für Inlandsdienstreisen stehen für je 24 Stunden Reisezeit € 26,40 zu. Eine Dienstreise muss mehr als 3 Stunden dauern, dann kann für jede angefangene Stunde ein Zwölftel des Tagsatzes, d.s. € 2,20, berechnet werden.

Findet anlässlich einer Inlandsreise ein bezahltes Essen statt, so ist das Taggeld pro bezahltem Mittag- oder Abendessen um jeweils € 13,20 zu kürzen.

Taggelder für Auslandsreisen können mit den Höchstsätzen der Auslandsreisesätze der Bundesbediensteten berechnet werden. Die Nächtigungskosten einschliesslich Frühstück können natürlich mit Beleg in tatsächlicher Höhe abgerechnet werden.

Die Mindestdauer des Auslandsaufenthaltes muss mehr als 3 Stunden betragen. Für jede angefangene Stunde kann 1/12 des Auslandsdiätensatzes des jeweiligen Landes berechnet werden.

Ab dem Grenzübertritt bis zum Überschreiten der österreichischen Grenze bei der Rückkehr liegen Auslandsreisezeiten vor. Bei Flugreisen gilt die Abflugs- bzw. Ankunftszeit am Flughafen in Österreich als Grenzübertritt. Der Auslandstagsatz richtet sich nach dem Land, in das die Reise führt.

Im Ausland sind die Tagessätze nicht zu kürzen, wenn maximal ein Geschäftsessen pro Tag bezahlt wird. Eine Kürzung auf ein Drittel des Tagsatzes ist bei voller Verpflegung vorzunehmen.

Bei der Berechnung der Taggelder für eine Auslandsdienstreise ist folgendermaßen vorzugehen: Zuerst ermittelt man die Gesamtreisezeit in Zwölftel, wobei für jeweils 24 Stunden 12/12 zu berechnen sind. Im zweiten Schritt ermittelt man die Auslandsreisezeit ebenfalls in Zwölftel-Anteilen. Den Inlandsteil ermittelt man durch Abzug der Auslandszwölftel von den Zwölftel-Anteilen für die Gesamtreisezeit. Um die Beträge zu erhalten, multipliziert man die Auslandszwölftel mit dem Auslandsdiätensatz und die verbleibenden Inlandszwölftel mit € 26,40.