Reisekostenabrechnung
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Reisekosten sind dann abzugsfaehig, wenn die Reise beruflich veranlasst ist. Fuer den Verpflegungsmehraufwand und die Naechtigungskosten hat der Gesetzgeber in der Reisegebuehrenverordnung pauschalierte Taggelder - auch Diaeten genannt - und Naechtigungsgelder festgelegt.
Fuer Oesterreich betraegt das Taggeld EUR 26,40, das Naechtigungsgeld EUR 15,00. Fuer die Naechtigung inkl. Fruehstueck koennen aber auch die tatsaechlichen Kosten verrechnet werden, soweit diese durch entsprechende Belege (Rechnungen) nachgewiesen werden.
Dienstreisen sind dem Grunde nach durch Aufzeichnungen so nachzuweisen, dass zumindest Datum, Dauer, Ziel und Zweck jeder einzelnen Reise dokumentiert sind.
Eine Berechnung nach Kalendertagen kann im Bereich der Dienstreise im Rahmen eines Dienstverhaeltnisses unter bestimmten Umstaenden erfolgen. Werden Reisekosten als Werbungskosten (Selbstaendige, im Zuge der Arbeitnehmerveranlagung) geltend gemacht, ist stets nach der 24-Stunden-Methode abzurechnen.
Zusaetzlich sind die unterschiedlichen zeitlichen Beschraenkungen bzw. kollektivvertraglichen Bestimmungen zu beachten. Auf diese wird aus Vereinfachungsgruenden bei den folgenden Ausfuehrungen nicht naeher eingegangen.
Bei Selbstaendigen liegt eine Dienstreise erst vor, wenn die einfache Wegstrecke zwischen Wohn-/Dienstort und Reiseziel mindestens 25 km betraegt.
Bei der Berechnung ist grundsaetzlich zwischen Inlands- und Auslandsreise zu unterscheiden.
Fuer die Geltendmachung von Tagesdiaeten muss die Entfernung zum Reiseziel mindestens 25 km betragen.
Als Taggeld fuer Inlandsdienstreisen stehen fuer je 24 Stunden Reisezeit EUR 26,40 zu. Eine Dienstreise muss mehr als 3 Stunden dauern, dann kann fuer jede angefangene Stunde ein Zwoelftel des Tagsatzes, d.s. EUR 2,20, berechnet werden.
Findet anlaesslich einer Inlandsreise ein bezahltes Essen statt, so ist das Taggeld pro bezahltem Mittag- oder Abendessen um jeweils EUR 13,20 zu kuerzen.
Taggelder fuer Auslandsreisen koennen mit den Hoechstsaetzen der Auslandsreisesaetze der Bundesbediensteten berechnet werden. Die Naechtigungskosten einschliesslich Fruehstueck koennen natuerlich mit Beleg in tatsaechlicher Hoehe abgerechnet werden.
Die Mindestdauer des Auslandsaufenthaltes muss mehr als 3 Stunden betragen. Fuer jede angefangene Stunde kann 1/12 des Auslandsdiaetensatzes des jeweiligen Landes berechnet werden.
Ab dem Grenzuebertritt bis zum Ueberschreiten der oesterreichischen Grenze bei der Rueckkehr liegen Auslandsreisezeiten vor. Bei Flugreisen gilt die Abflugs- bzw. Ankunftszeit am Flughafen in Oesterreich als Grenzuebertritt. Der Auslandstagsatz richtet sich nach dem Land, in das die Reise fuehrt.
Im Ausland sind die Tagessaetze nicht zu kuerzen, wenn maximal ein Geschaeftsessen pro Tag bezahlt wird. Eine Kuerzung auf ein Drittel des Tagsatzes ist bei voller Verpflegung vorzunehmen.
Bei der Berechnung der Taggelder fuer eine Auslandsdienstreise ist folgendermassen vorzugehen: Zuerst ermittelt man die Gesamtreisezeit in Zwoelftel, wobei fuer jeweils 24 Stunden 12/12 zu berechnen sind. Im zweiten Schritt ermittelt man die Auslandsreisezeit ebenfalls in Zwoelftel-Anteilen. Den Inlandsteil ermittelt man durch Abzug der Auslandszwoelftel von den Zwoelftel-Anteilen fuer die Gesamtreisezeit. Um die Betraege zu erhalten, multipliziert man die Auslandszwoelftel mit dem Auslandsdiaetensatz und die verbleibenden Inlandszwoelftel mit EUR 26,40.